زمانی که معلومات و اخبار را برای سردبیران می فرستید، به عنوان مسوول ارتباطات عامه موسسه بایدها و نبایدهای را مراعات کنید.

بایدها

خود را به سردبیران، خبرنگاران و نویسندگان آزاد با ارسال ای میل معرفی کنید. بهتر است آنها را برای صرف قهوه یا صرف طعام دعوت کنید. چند پاراگراف یا چند صفحه را به خاطر معرفی خود و فعالیت های موسسه، با آنها شریک کنید.

بعد ازجلسه، تشکرنامه ای از قبولی دعوت شما به آنها بفرستید. درضمن، به آنها تذکربدهید که درصورت ضرورت با شما در تماس باشند. زمانی خاصی را برای ملاقات بعدی نیز مشخص کنید.

حتما  آنها را درجریان برنامه های آینده ( محافل ویژه، اخبار و برنامه ها) و اهداف خود قرار بدهید.

اگر می خواهید محفل ویژه ای داشته باشید، حداقل دوهفته قبل از برگزاری محفل، رسانه ها را از طریق ارسال خبرنامه ای به ای میل ادرسهای شان باخبر سازید. بعد ازچند روزای میل تعقیبی بفرستید.

قبل از تدویر جلسه دوباره  دروقت مناسب، تماس تلفونی بگیرید. طی این تماس، امکانات ملاقات و زمینه مناسب مصاحبه  دهی را درحاشیه  محفل را با آنها درمیان بگذارید. اما درکل هر قدرمحفل گسترده برگزار شود، به همان اندازه توجه بیشتر به آن جلب خواهد شد.

معلومات را مطابق به نیازمندی هر رسانه عیارسازید. به عنوان نمونه، برای تلویزیون ها به اندازه کافی تصویرارسال کنید. علایق بشری را در خبری که برای مطبوعات می نویسید، افزایش دهید و در برنامه های رادیویی مصاحبه ها را زیادتر نمایید.

حتما نام کسانی که از تجربه های شخصی اش حرف می زند،  برای رسانه ها معرفی کند. به یاد داشته باشید که رسانه ها قصه های خوب و جالب را دوست دارند.  قصه های واقعی به دل مردم چنگ زده  و به مراتب از خبری که مملو از آمارهای لاینوکس باشد، بهتراست.

رسانه ها را از قابل دسترس بودن سخنگو در زمان دلخواه شان اطمینان بدهید. اگراین کار انجام ندهید، گویی همه ای زحمات شما بیهوده بوده است.

حالا، شما و سخنگوی موسسه تکلیف هایتان را انجام بدهید. در ذهن خود، سوالات احتمالی و جواب آنها را قبلا داشته باشید. در ضمن باید درمورد خبر، فکت ها، آمار و تجارب شخصی را آماده داشته باشید.

نباید ها

نباید خبرنامه یا معلوماتی را به صورت مبهم و مملو از مطالب کلی به رسانه ها ارسال کنید.

خبر اگر نتواند همه فاکت را انعکاس بدهد، حداقل باید  قناعت سردبیر را فراهم کند. درحقیقت زمانیکه خبر شما شانس نشر شدن را می یابد، درواقع نوعی از ارتقا را برای موسسه ای تان در پی دارد.

به یاد داشته باشید جلب پوشش خبری برای یک خبر در یک فضا رقابتی شدید انجام می شود.

هیچ وقت به رسانه تذکر ندهید که شما از آنها چی می خواهید. برعکس، از آنها بخواهید که سوژه مورد علاقه آنها چه می باشد. از سردبیربپرسید که اگر گزارشگری در اطاق خبر باشد که علاقمندی به جامعه لاینوکس و یا منبع آزاد دیگر باشد.  

زمانی که شما نیازمندی های آنها را درک کنید، شکل اخبار را مطابق رضایت آنها عیار کنید.

رسانه های کم شهرت چون روزنامه های محلی، کیبل تلویزیونی، ژورنال های تجارتی، روزنامه های اختصاصی – موضوعی را هم درنظر داشته باشید.  برای همین، همیشه  اخبار  را بررسی کنید تا تفاوت های محتوای رسانه ها را دریابید.

نظارت از پوشش رسانه ای

در ارتباطات عامه بهتراست که ازاخبار مرتبط به موسسه تان (اخبارداخلی، رقابت ها و فعالیت های جدید صنعتی ساحه کاری) باخبر شوید. 

یک برنامه ارتباطات عامه و رسانه های جامع باید سطح عمومی تغییرات محیط لاینوکس را تعقیب کند. پس همیشه از تغییرات صنعتی و تحولات ممتدی که در قوانین جامعه رخ می دهد باید آگاه باشید.

اگر وقت اضافی داشتید با تایپ نام موسسه تان در شبکه های جستجوگری چون گوگل و الت ویزتیا  پوشش خبری از موسسه تان را دنبال کنید. اما نکته آن است که منابع مشهوری چون گوگل و الت ویزیتا تنها، آمار داده های آن لاینی را به شما نشان می دهد.

یکی از راه های تعقیبی موثر و ثابت دیگر برای نظارت از پوشش رسانه ای، استفاده از خدمات نظارت بررسانه ها و یا خدمات clipping service می باشد..

وبسایت لیست ازخدمات نظارت از پوشش رسانه ای را ارایه می دهد.

در بخش پنجم بخش های از خبرنامه  را می آوریم. در ضمن راه توزیع فکت ها در لای ساختار منظم نوشته را نیز به شما نشان می دهیم.