مفهوم"نحوه ارسال معلومات"{به تعبیری"فروش" معلومات} ازسالها به این سو تغییر کرده است. حالا، معلومات ازطریق نامه، تلفون یا حتی فکس و راه های دیگر فرستاده می شود. اما امروزحجم بزرگی از معلومات ازطریق ایمیل فرستاده می شود.

قبل ازاین که مواد را به رسانه یا منبعی ای بفرستید، اول، باید بدانید که کدام رسانه چه نوع دریافت را ترجیح می دهند. برای این کار، ازتحقیقات، گزارشها و نشریاتی که ازطرف شرکت های چون لکسیس نیکسیس و داووجونز استفاده کنید.

هرسردبیر یا گزارشگر روش خاصی را برای دریافت معلومات و خبرنامه ها ترجیح می دهند. همانطوری ارتباط با (تلفن، فکس، تلفون ...)، دنیایی از تمایزها را در بر دارد؛ دریافت معلومات نیز از منابع مختلف، تفاوت های خود را دارد.

با وجودیکه ارسالِ همزمانِ یک خبر به 20 سردبیر آسان، سریع و بدون زحمت است؛ اما میزان توجهی را که باید موسسه جلب کنید، ازاین طریق، بدست آورده نمی توانید.

با وجودیکه ایمیل، جریان انتقال معلومات را (میان کارمندان ارتباطات عامه و رسانه ها) آسان و سریع ساخته، اما اثرمنفی هم دارد. ازجمله، ایمیل به اندازه تماس های تلفونی سری نیست؛ مانند فکس نمی توان با یک دیدِ گذرا، ایمیلی را خواند و هم چنان به اندازه نامه، رسمی نمی باشد.

برخی اوقات که انترنت دردسترس نباشد، رابطه انترنتی میان سردبیران یا روزنامه نگارا ن و موسسه قطع می گردد. به عنوان نمونه، یک گزارشگر بلومبرگ (که می خواهد ناشناخته بماند) دوست ندارد، معلومات را از طریق ایمیل بدست آورد. بنا برگفته او :"ایمیل، حرف یک طرف را می گوید. زیرا زمینه سوال درمورد ابعاد نا مفهوم وگنگ را مساعد نمی تواند." به همین خاطر این گزارشگر دوست دارد معلومات را از طریق تماسهای تلفونی بگیرد. او، فقط ایمیل های را می خواند که مربوط ساحه کاری اش بوده یا بتواند تمام معلومات را به وی انتقال بدهد.

دیوید اندلمن ازنیویارک دیلی نیوز، ترجیح می دهد معلومات را از طریق فکس بگیرد. زیرا با این روش دیوید می تواند مطلب را بدون چاپ، مطالعه کند. او می گوید:"معمولاًخبرنامه های زیادی به من می رسد؛ اما تنها مطالب فکس شده را می توانم سریعتر بخوانم. زیرا مطالعه یک متن فکس شده ازمطالعه یک ایمیل، ساده تر است. این یکی، کمکم می کند تا تصمیم بگیرم که کدام {مطلب} را حذف و کدام{یکی را} پوشش دهم. پس با ایمیل وقت مرا ضایع  نسازید. ما باید هر روز یک شماره روزنامه را به چاپ برسانیم!" او می گوید: "ممکن درپروسه ایمیل مشکلاتی رخ دهد. موضوعات امنیتی، دریافت درست و به شکل اصلی پرونده ارسال شده و درستی ایمیل و یا انبارشدن ایمیل ها درسبد نامه، ازجمله این مشکلات می باشند. پس بهتر که معلومات را ازطریق اداره پست را بگیرم."

سامویل بریتان یک مجری بخش اقتصاد فایننشیال تایمز، سبک قدیمی ارتباطات "سینال میل" را دوست دارد.  در سینال میل، مکاتبات با استفاده از روشها و وسایل قدیمی انجام می شود تا با تکنالوجی های مدرن برقی. این شیوه را به این دلیل "سینال" گفته اند که روند ارسال و دریافت پست، طی آن، مانند حرکت حلزون، نرم نرم انجام می شود. لابد، می دانید که سینال، در زبان انگلیسی به معنی    "حلزون یا لیسک" است.

کریی دانوان مسوول ارتباطات رسانه ای واشگنتن پست می گوید: "ترجیح می دهم معلومات را ازطریق نامه پستی دریافت کنم. زیرا اکثر اوقات من کارهای هنری، تصاویر و اخبار را ازاین طریق به صورت ساده و نزدیک به اصل مواد {پرونده} دریافت کنم. زیرا تصاویری که ازطریق ایمیل می رسند، نواقص تخنیکی دارند. آنها ازنگاه حجم بسیار فشرده می شوند و نمی توانیم از آنها استفاده کنیم. ممکن است درکناره های آنها شکستگه گی های نا منظم به چشم خورد." دیوید در مورد نقصِ خبرنامه ایمیل شده می گوید ممکن است {خبرنامه} معلومات را به صورت ناقص انتقال دهد. نمونه این نقص را می توان درناقص بودنِ معلومات بخش آدرس وحوادث ببنیم. وی مانند تمام دست اندرکاران رسانه ای می گوید که باید تمام فاکت ها به صورت تاریخوار و جامع تدوین شده باشند. اگرمسوول ارتباطات عامه درانجام این کارناکام بماند، علاقه مندی نسبت به او را ازدست می دهیم.

به هرحال ازهرراهی که شما با رسانه ها در ارتباط باشید، به یاد داشته باشید که دست اندرکاران رسانه ها بیش ازحد مصروف اند.

اکثرسردبیران فرصت پاسخگویی تماس های تعقیبی یا مصاحبه های طولانی را ندارند. به همین خاطر تاکید می کنیم که تمام معلومات را به یکباره گی با زبان "فصیح و "قابل فهم" ارسال کنید. دراین ارتباط آقای اندلمن می گوید:" ما خیره سرنیستیم! اگرمتنی را فکس کرده اید؛ اما پیام رد ازطرف دستگاه نگرفته اید، به این معنی است که ما آن را دریافت کرده ایم. بعد، ما تصمیم می گیریم که معلومات شما را پردازش کنیم یا خیر. اگر تصمیم به پردازش گرفته شد، برای معلومات بیشتربا شما تماس می گیریم."

همیشه به فکر نخستین تاثیرباشید. بهترین توصیه آن است که اگربرای اولین بارمعلوماتی را با سردبیری شریک می سازید، کوشش کنید که معلومات را مطابق به خواست او بسته بندی کنید. بعد، منتظر بهترین نتیجه باشید!

با وجودی که موثریت این شیوه غیرقابل پیش بینی است، اما این، روح ارتباطات عامه است. با تطابق با این شیوه، روی حس ترجیح دهیِ (کاری که به ساده گی ممکن نیست!) سردبیراثر می گذارید. این، برای خود و موسسه شما تاثیر بسزایی دارد. 

با انجام تدابیر سخت، درنهایت به فردی مبدل خواهید شد که گزارشگران و سردبیران به میل خود برای نقل قول و صحبت، به شما مراجعه می کنند!