اگر پرونده ارتباطی بصورت الکترونیکی (مانند آی. سی. تی و بی. تی. ایف) یا به شکل سنتی رولودیکس تهیه شده باشد، باید آن را بروز نگه دارید. زیرا که در طول زمان، سردبیران تغییرکرده یا ساحه کاری گزارشگران تبدیل می شود. موسسات نشراتی با هم ادغام شده یا از موسسه قبلی انشعاب می کند. باید از تمام این تغییرات با خبر باشید. پس در هرسه چهار ماه – حداقل - یکبار پرونده ارتباطی رسانه ای را باز بینی کنید.
برای این کار با موسسات در تماس شده و نام، ایمیل آدرس و شماره های تلفن افراد جدید را در لیست وارد کنید. با این روش ممکن که گیرنده گان جدید نیز به چنگ بیاورید.

ارتباط با سردبیران

می توان با سردبیران از راه های متفاوت ارتباط برقرار کرد. از جمله ارسال معرفی نامه و خبرنامه ها. در مطلب زیر به تشریح ماهیت کاری معرفی نامه می پردازیم.

معرفی نامه

اگر برای اولین بار با سردبیری در تماس می شوید، برای ایجاد و حفظ روابط دایمی محتاطانه عمل کنید. تلاش کنید که آغاز خوبی داشته باشید. بهتر است قبل از ارسال معلومات، یک نامه خوشخوان ومنظم (یا یک ایمیل) ارسال کنید. در این نامه خود را معرفی نمایید. حتی اگر در پست دیگر هم - وظیفه ای که مرتبط به رسانه ها باشد - استخدام شده اید، معرفی نامه، در ایجاد "دوره جدید کاری" و "همکاری متقابل" نقش مهم بازی می کند. بالاخره تمام ارتباط عامه و ارتباط رسانه ای موفق، مبتنی به میزان ارتباطات موفق است.
وظیفه این نامه چه است؟ اهداف را به دقت مشخص کنید. زیرا معرفی نامه برای موسسه و ارتباط آینده سرنوشت ساز است. اول این که، برقراری ارتباطات با سردبیران و گزارشگران بسیارمهم است. بعد، از سردبیران بخواهید که اسم افراد متخصص وعلاقمندان دریافت اخبار لینوکس را نیز برای شما بفرستد.
این افراد شامل نویسنده گان آزاد(کسانی که برای نامه ای خاص می نویسد. آنها معلومات و اخبار را به رسانه ها دیگر می فروشند. این نویسنده گان روی سوژه های ذهنی- شخصی خود نیز کارمی کنند.) سردبیران بخش های مرتبط به ساحه کار موسسه (تجارت و سردبیران بخش فیچر) سخن گویان مراکز صنعتی نیز در شمارگیرنده گان است.
معرفی نامه باید موارد مطرح برای موسسه را نیز در بر داشته باشد. هدف اولی معرفی نامه زمینه سازی برای ارتباطات دراز مدت می باشد. با این نامه، شما از حضور خود یا استخدام کسی خبر می دهید. مطمین باشید که نام کامل و معلومات ارتباطی را در نامه وارد کنید. نوشتن ایمیل آدرس و آدرس وبسایت را ازیاد نبرید.
روزنامه نگاران ارتباط از طریق ایمیل را نسبت به سایر طریقه های ارتباطی ترجیح می دهند. کوشش کنید که طرف های ارتباطی به ساده گی بتوانند با شما در تماس شوند. این عوامل در برقراری ارتباط موفق تاثیر زیاد دارد. اگر نشرات رسانه های الکترونیکی را در لیست خود دارید، باید برنامه ارسال معلومات را مطابق به برنامه های نشراتی آنها همسان سازید.

ممکن است طرف ارتباطی شما تغییر کند. مثلاً بعوض سردبیران، با دبیر بخش خبر یا بخش تولید در تماس شوید. احتمال دارد با شنونده گان، بیننده گان در ارتباط شوید. در این مواقع بدون توجه به شرح لایحه وظایف و صلاحیت آنها، در حقیقت شما با افراد حقیقی در تماس استید. پس هر قدر دوستانه رفتار کنید، به همان اندازه نتیجه موثرتر می گیرید.